活动策划公司进行活动策划必须执行40件事
一、对甲方层面
1.达成合作意向，签订《推广合作协议》。
2.积极跟进合同在甲方公司各层级的审批。
3.跟进合同在自己公司各层级的审批。
4.积极跟进合同的首付款到账。
二、策划层面
5.根据甲方意图，结合自身优势，选定时间、地点、形式、规模、参与人物等，与甲方反复协商并最终确认。
6.时间：根据甲方推广节点，及主要人物档期，选择日期时间。时长3小时左右的活动，最佳时间为星期四晚上，次选为星期六下午。时长1天的活动宜双休日，商务型活动宜星期六，家庭型活动宜星期天。
7.地点：高端商务型活动宜选五星级酒店或高级会所。如突显艺术品位，亦可选设计型艺术酒店、画廊、酒吧等。如无特殊要求，不建议户外活动，天气因素影响太大。可考虑半户外场地，如连廊、灰空间等，需备室内B方案。
8.规模：结合甲方需求，品牌推广类最大规模可数千人的体育馆演唱会等形式，一般的品牌推广活动200-500人为宜。产品推广类不宜超过100人，高端产品推广类不宜超过50人。
9.形式：以品牌推广为目标的话，可以单向传播为主的形式，以舞台部分为主，由甲方委派的人员进行宣讲、演示等，亦可增加论坛环节，邀请与甲方品牌相关人员，如学者、媒体人、客户代表等进行谈话。当然也可增加艺术表演环节，让观众感受甲方品牌所倡导的审美及生活方式。以产品推广为目标的话，则要注重与来宾(意向客户)的互动交流，宴会、酒会等形式较佳。更多让工作人员一对一与意向客户交流沟通，以实现销售。
三、客户层面
10.宜提前2-4周邀约客户，通过电话、短信、微信、微博、APP通知、张贴海报等形式最大广度和深度的邀约。
11.活动前1周确认来宾初步名单，再次联系客户确认来否。
12.活动前3天确认来宾名单，再次联系客户确认来否。
13.活动前1天确认最终名单，再次联系客户确认来否。
14.活动当天向来宾发送温馨提示短信，提醒活动的时间、地点、流程、天气、着装要求等。
四、执行层面
15.场地确认：尽最早时间确认场地，签订场地租赁协议。
16.桌型：大圆桌、小圆桌、大西式长条桌(30人左右)、小西式长条桌(6人左右)、课桌式、剧院式、U字型、回字形等，确保桌椅数量、质量(样式、材质、包装等)符合要求。
17.舞台：确认舞台尺寸和高度、地面材质，活动前1天完成搭建。
18.舞台背景：确认LED屏幕或喷绘背景板，确认设计稿，活动前1天完成制作和安装。
19.音响设备：确认音控台、电源箱、电线、线槽板、连接线、音响、话筒(手持、鹅颈、头戴各需几个)、话筒架、电脑等设备，活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。
20.灯光设备：确认灯控台、灯光架、各种灯的数量、电源及电线等设备，活动前5小时到位，活动前2小时调试完毕。
21.后台：预备演员换装、化妆、候场的空间。原则是方便上下场，不能让演员穿过观众上场，即上场前不能让观众看见。大型演出还有升降台什么的。
22.贵宾休息厅：如必要需准备，考虑贵宾动线，服务人员、茶水点心、鲜花等布置。
23.场地外部布置：确认签到背景板、各种指示牌、红地毯等的设计、制作、安装，活动前1天完成。
24.车辆：确认贵宾接送、来宾车辆动线、泊车位、保安引导等问题。
25.演员：事先反复确认演员。活动前1小时全部演员到位，活动前半小时全部化妆造型完毕。大型演出需提前走台彩排。
26.礼仪迎宾：活动前2小时到位，活动前1小时造型完毕、就位。
27.流程控制：事先制作并分发相关人员Rundown(执行台本)，模板如下：
28.舞台监督：务必安排专人，熟悉甲方领导、演员的人担任舞台监督。可以把舞台监督理解为“催场”之类的岗位，总之是确保舞台上的事按台本进行，而不是主持人报了节目后演员还没到。
29.控台：每场活动必须有一个“总控”人员，总控是这场活动的“总指挥”。总控不要满场乱跑，要定位在所有人能找到你的地方。在活动正式开始前，甲方的总控站位在迎宾位置，毕竟客户是活动最重要的部分。活动开始后，总控的位置在控台。确保音乐和灯光按照计划进行。这是最重要的。
30.费用的分发：事先把演员、媒体的费用现金准备好用信封一个个装好写好名字，活动开始前把信封给演员。因为活动开始后，根本没空了。当然也可事后以微信支付宝等方式。
五、物料方面
31.提前1-2周设计主题视觉画面，按不同载体尺寸做好设计稿，包括但不限于主背景板、签到背景板、指示牌、签到册、展板、海报、横幅、纸拎袋、席签、抽奖箱、抽奖券、邀请函等。
32.活动前1-3天完成所有物料制作、安装到位。
33.奖品、伴手礼：提前3-7天完成选择和采购，活动前2-5小时就位。
34.食品酒水：提前3-7天完成菜单选定，不论是使用酒店的还是外送茶歇，对餐单内容、品质都需严格把关。活动前1-2小时就位。
35.餐具茶具：如自行准备，需以下包括但不限于：Buffet台(自助餐/茶歇台)、咖啡机或咖啡壶、保温容器(用于热食)、大餐盘(用于冷餐或干点)、茶水壶、冷水壶、食品夹、分食小餐盘、杯子、刀叉筷子水果叉、纸巾、牙线、垃圾桶等。
36.提供餐食或茶歇务必安排至少1人专人服务，保持餐台整洁，协助客户拿取食物。
六、宣传推广方面
37.事先选定媒体名单，提前邀请好媒体记者，做好签到表。
38.事先写好新闻通稿，媒体签到时分发。
39.活动结束当天或第二天收集各媒体发布的图文、视频报道。
40.写好活动总结。催收活动尾款。
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